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Structure et fonctionnement des caucus du Réseau
canadien de l'environnement
Les caucus du Réseau canadien de l'environnement
sont eux-même des réseaux œuvrant
particulièrement dans leur secteur d'intérêt.
Les caucus opèrent selon les mêmes
lignes directrices concernant les membres, la
responsabilité et le processus décisionnel
que celles qui guident la gouvernance du Réseau
canadien de l'environnement. Le RCEN est un réseau
non gouvernemental à but non lucratif qui
rejoint plus de 600 groupes environnementaux à
travers le Canada. Le RCEN et ses affiliés
régionaux faciliteront la communication
et la coopération entre les organisations
environnementales en fournissant des mécanismes
pour partager de l'information et coordonner les
activités des groupes membres, en s'occupant
du processus de sélection de délégué(e)s
en collaboration avec les caucus nationaux et
régionaux et en organisant des ateliers,
des conférences et des consultations afin
de contribuer à l'amélioration et
à la protection de l'environnement. Les
groupes membres du RCEN et de ses affiliés
régionaux sont des organisations non gouvernementales
à but non lucratif intéressées
à une grande variété d'enjeux.
Certains groupes membres fonctionnent au niveau
national, alors que d'autres sont axés
sur des enjeux plus régionaux ou locaux.
Les caucus du RCEN fournissent un mécanisme
spécialisé pour que les groupes
membres du RCEN puissent communiquer entres eux;
pour faciliter les exposés conjoints, les
soumissions et autres activités; pour établir
des relations consultatives continues qui ciblent
des ministères et des agences du gouvernement
en accord avec les principes de consultation publique;
et de s'assurer que la voix des groupes volontaires
plus restreints, surtout ceux à l'extérieur
des centres métropolitains, soit entendue
de concert avec les organisations nationales et
provinciales mieux connues.
Les activités et les projets des caucus
sont supervisés et dirigés par des
comités directeurs composés de représentant(e)s
des groupes membres du RCEN. Les comités
directeurs prévoient une représentation
d'au moins quatre régions, et on s'efforce
d'y assurer une représentation équilibrée
urbaine/rurale, des langues, des sexes, de la
taille des organisations, et reflétant
la diversité des groupes membres du RCEN.
Le RCEN est une organisation démocratique
dont les membres des comités directeurs
des caucus sont élus par leurs membres,
soit lors de rencontres annuelles à l'occasion
de l'Assemblée générale annuelle (AGA) du RCEN ou bien par vote postal par les
groupes membres du caucus en question. Le comité
directeur est directement responsable
aux membres du caucus pour les décisions
et les actions entreprises en leur nom, ainsi
qu'au comité directeur national du RCEN
en matière de responsabilité fiscale
et de société.
Qualifications requises :
- Être au courant et familier avec l'enjeu
principal du caucus, dans sa province de résidence
et/ou au niveau national.
- Appartenir à un groupe membre du Réseau
canadien de l'environnement ou d'un réseau
affilié.
- Garder un engagement envers la raison d'être
et les objectifs du RCEN et du caucus.
Bienfaits :
- Communications régulières avec
des représentant(e)s d'organisations
environnementales à travers le Canada
qui oeuvrent dans le même dossier d'intérêt
que le caucus.
- Contribuer et améliorer les activités
et les effets positifs du mouvement environnemental.
Droits des membres des Comités directeurs
de caucus :
- Avoir un accès facile à toute
l'information de société, tels
que les dossiers et les bilans financiers, les
procès-verbaux des processus décisionnels
et des rencontres, les registres organisationnels
et les guides de politiques.
- Recevoir un avis juste et raisonnable de toutes
les rencontres du comité directeur et
des membres, et d'avoir une chance égale
de participer à de telles rencontres.
Droits des Comités directeurs de caucus
:
- Gérer et prendre les décisions
relatives aux finances, aux revenus et aux dépenses
du caucus.
- Planifier des projets et des programmes pour
le caucus et représenter le caucus en
ce qui a trait à ces programmemes et
projets, ou bien d'y nommer des représentant(e)s
pour ainsi faire.
- Contribuer à l'évaluation du
personnel de base du RCEN; déterminer
les priorités avec d'autres caucus du
RCEN en ce qui concerne les activités
des coordonnateurs/trices de caucus, conjointement
avec le/la Directeur/trice général du RCEN
et le Conseil national, et; prendre des décisions
sur l'embauche des coordonnateurs/trices qui
assistent les caucus, conjointement avec le/la
coordonnateur/trice de caucus du RCEN et le/la
Directeur/trice général du RCEN.
Responsibilités des membres des Comités
directeurs de caucus :
- Participer régulièrement aux
discussions du comité directeur et participer
au processus décisionnel du comité
directeur du caucus en consultation avec les
groupes membres.
- Être au courant des contrats, des politiques
et des programmes courants, ainsi que des politiques
et des programmes pertinents du RCEN. En particulier,
il faut être familier avec les politiques
du RCEN concernant les conflits d'intérêt,
l'adhésion, la prise de positions et
l'utilisation du nom du RCEN, la sélection
de délégué(e)s et le fonctionnement
du caucus.
- Assumer une responsibilité particulière
pour les aspects du caucus reliés à
son programme et ses projets et de faire rapport
sur ceux-ci au comité directeur entre
et durant les rencontres du comité directeur,
lorsque cela est approprié.
Responsabilités Comité directeur
de caucus :
- Gérer et prendre des décisions
relatives aux finances, aux revenus et aux dépenses
du caucus.
- Planifier les projets et les programmes pour
le caucus, et représenter le caucus en
ce qui concerne ces programmes et ces projets,
ou bien de nommer des représentant(e)s
pour ainsi faire.
- Offrir des conseils sur l'embauche des coordonnateurs/trices
qui aident les caucus au bureau national du
RCEN, lorsque cela est approprié.
- Superviser la mise au point et l'application
des programmes du caucus, en conformité
avec les contrats et les ententes faites avec
d'autres parties, y compris les ministères
du gouvernement fédéral ou autres
agences.
- Identifier les occasions pertinentes de financement,
et déléguer les négociations
de financement et de contrats aux président(e)s
de caucus et aux coordinateurs/trices de caucus,
ou autres membres du comité directeur,
par décision du comité directeur.
- S'assurer que les négociations de contrats
et les contrats finalisés sont examinés
et signés par le personnel du RCEN, et
qu'ils sont réalisés en conformité
avec les politiques du RCEN
.
- Organiser les rencontres du Caucus, conjointement
avec le personnel et/ou les groupes membres.
- Superviser la production et la distribution
de toute l'information au nom du caucus, de
manières consistantes avec le mandat
et les programmes du caucus.
- S'assurer que les activités du caucus
sont effectuées en conformité
avec les règlements et la constitution
du Réseau canadien de l'environnement.
- Organiser une rencontre générale
annuelle et établir un comité
directeur, produire des rapports de rencontre
et fournir de l'information aux membres conformément
aux politiques du RCEN.
- Préparer et réviser les plans
de travail du caucus conformément aux
politiques du RCEN.
Rôle et responsibilité du/de la
président(e) du Comité directeur
de caucus :
- Communiquer toutes les requêtes de
travail pour le caucus au/à la coordonnateur/trice
des caucus (c-à-d., le comité
directeur et les membres du caucus doivent communiquer
leurs demandes de travail par l'entremise du/de
la président(e) du caucus).
- Diriger les rencontres et les conférences
téléphoniques du caucus, ou bien
déléguer la présidence
avec l'approbation du comité directeur.
- Convoquer les rencontres et les conférences
téléphoniques, selon l'avis du/de
la coordonnateur/trice de caucus et des membres
du comité directeur.
- Préparer les ordres du jour pour les
rencontres et les conférences téléphoniques,
selon l'avis du/de la coordonnateur/trice de
caucus et les membres du comité directeur.
- S'assurer que les procès-verbaux des
rencontres et des conférences téléphoniques
sont préparés et distribués
à tous les participant(e)s intéressé(e)s
et d'assurer le suivi sur les points prioritaires,
conjointement avec le/la coordonnateur/trice.
- Représenter les intérêts
du caucus dans les discussions des président(e)s
caucus du RCEN, ainsi qu'auprès de la
direction du RCEN lorsque nécessaire.
Stratégie de planification du travail
des caucus du RCEN
A. Les prémisses de la planification
de la charge de travail d'un caucus
Sans de bons mécanismes de planification
de la charge de travail, l'unité du caucus
et sa productivité (ainsi que le/la coordonnateur/trice
de caucus) sont vulnérables aux demandes
concurrentielles et conflictuelles parmi la variété
de caucus.
Le travail de caucus est effectué par
le/la coordonnateur/trice de caucus en tant que
personnel et par les président(e)s de caucus,
les comités directeurs et les membres;
la planification du travail devrait profiter à
tous, et elle devrait aider à tout le monde
en permettant à tous d'évaluer quels
engagements ils peuvent faire, et d'ainsi prendre
des engagement qu'ils peuvent respecter.
Il existe un montant infini de travail qui pourrait
être accompli, alors que les ressources
seront toujours limitées. Étant
donné la nature du travail du RCEN imposé
par les membres, augmenter le personnel du RCEN
ne signifirait pas nécessairement une augmentation
exponentielle de la productivité du caucus
puisque le travail du caucus demande aussi du
temps des président(e)s, des comités
directeurs et des membres des caucus.
La planification de la charge de travail du caucus
devrait sauver du temps et des efforts au lieu
de les augmenter; les mécanismes de planification
du travail doivent être simples, conséquents
et conçus de sorte à éviter
la confusion au lieu de l'accroître.
B. Les pratiques de planification du travail
des caucus
Les CAUCUS, par l'entremise de leurs comités
directeurs, vont :
- Fournir à chaque année un plan
de travail préliminaire au bureau du
RCE qui donne un aperçu des objectifs
de l'ensemble de la charge de travail
pour l'année qui vient. Ce rapport va
déterminer tout au moins si le caucus
aura besoin de l'appui du personnel afin de
:
- convoquer une rencontre, soit lors de
l'AGA ou ailleurs;
- faire un envoi postal aux membres;
- préparer et soumettre une demande
de financement. Un plan de travail modèle
sera préparé par le personnel
du bureau national et circulé par
courriel ou par télécopieur
aux président(e)s de caucus une foix
par année afin de rendre le processus
de rapportage aussi simple que possible.
- Fournir des plans de travail trimestriels
qui identifient toute demande d'appui financier
ou en personnel de la part du RCEN pour les prochains
trois mois; les rapports trimestriels vont identifier
tout au moins si le caucus aura besoin de l'appui
du personnel afin de :
- convoquer une rencontre, soit lors de
l'AGA ou ailleurs;
- faire un envoi postal aux membres;
- préparer et soumettre une demande
de financement.
Un plan de travail modèle sera préparé
par le personnel du bureau national et circulé
par courriel ou par télécopieur
aux président(e)s de caucus sur une base
trimestrielle afin de rendre le processus de
rapportage aussi simple que possible.
- Fournir une mise à jour trimestrielle
sur le travail entrepris durant les trois derniers
mois. Cela va servir à différentes
choses: cela va aider à la planification
du travail; ça va répondre aux
requêtes d'Environnement Canada pour des
renseignements plus réguliers concernant
les activités des caucus; on pourra l'utiliser
dans le Bulletin du RCEN; de plus, cela serait
utile pour donner au caucus un aperçu
du montant de travail en cours et aider ainsi
à mieux éclairer les décisions
du caucus relatives aux demandes en personnel.
Un rapport modèle sera préparé
par le personnel du bureau national et circulé
par courriel ou par télécopieur
aux président(e)s de caucus une foix
par année afin de rendre le processus
de rapportage aussi simple que possible.
- Soumettre toutes demandes additionnelles d'appui
en personnel au/à la coordonnateur/trice
de caucus par écrit au moins cinq jours
d'avance; la demande devrait décrire
le travail d'appui nécessaire et estimer
le temps nécessaire prévu par
le caucus. La requête devrait être
acheminée au/à la coordonnateur/trice
de caucus par courriel ou par télécopieur.
Le/la COORDONNATEUR/TRICE DE CAUCUS, conjointement
avec son homologue des caucus et tout autre membre
du personnel nécessaire, va :
- Préparer une "consolidation"
des plans de travail annuels des caucus et identifier
les périodes d'activités intenses
et moins intenses pour l'année qui vient.
Cela sera circulé à tous les président(e)s
et téléchargé sur le site
de conférence électronique pour
les président(e)s de caucus.
- Préparer une "consolidation"
trimestrielle des plans de travail des caucus
et identifier les périodes d'activités
intenses et moins intenses pour le trimestre
qui s'en vient. Cela sera circulé à
tous les président(e)s et téléchargé
sur le site de conférence électronique
pour les président(e)s de caucus.
- Fournir une mise à jour trimestrielle
sur le travail entrepris par le caucus durant
les trois derniers mois. Cela sera circulé
à tous les président(e)s et téléchargé
sur le site de conférence électronique
pour les président(e)s de caucus.
- Répondre à toute demande additionnelle
en personnel d'appui en dedans de deux jours,
déterminer s'il est possible de répondre
à la requête, à quel moment
et donner une estimation du temps de travail
qui sera nécessaire pour répondre
à cette requête.
ACTION CONJOINTE DES PRÉSIDENT(E)S ET
DES COORDONNATEURS/TRICES DE CAUCUS :
- La révision des plans de travail sera
un effort conjoint du personnel du RCEN et des
président(e)s des comités directeurs
des caucus.
C. Provision d'appui en personnel
La provision d'appui en personnel caucus par
caucus dépend de leur conformité
avec cette politique.
Description des fonctions de coordonnateur/trice
de caucus
Les coordonnateurs/trices des caucus au niveau
national, sous la direction du/de la Directeur/trice général, sont responsables de la facilitation
du travail des caucus actifs du RCEN; ils coordonnent
la sélections des délégué(e)s,
négocient et mettent en oeuvre les contrats
et les consultations des caucus, et ils s'assurent
que le RCEN puisse jouer un rôle dans les
processus consultatifs entre le gouvernement fédéral
et les groupes environnementaux.
Les responsabilités comprennent :
Support général aux caucus
- Coordonner les préparations des caucus
pour leurs rencontres, en marge de l'AGA du
RCEN;
- Fournir un appui administratif limité
aux caucus sans personnel, par ex., coordonner
les envois postaux;
- Participer aux rencontres des caucus selon
le besoin;
- De concert avec les membres du caucus, explorer
les opportunités de financement et préparer
des demandes de fonds;
- Maintenir les communications continues avec
les président(e)s des caucus et le personnel
des caucus, et parmi les caucus nationaux et
régionaux, selon le besoin;
- De concert avec le Conseil national et le/la Directeur/trice général, mettre au point des politiques
sur les caucus du RCEN et s'assurer qu'elles
sont mises en application.
Sélection des délégué(e)s
- Administrer la sélection des délégué(e)s
pour les conférences et les processus
nationaux et internationaux, etc., tels qu'approuvés
par le RCEN, et faciliter la sélection
des délégué(e)s pour les
activités reliées aux caucus;
- De concert avec le Conseil national et le/la Directeur/trice général, mettre au point des politiques
relatives à la sélection des délégué(e)s
du RCEN et s'assurer qu'elles sont respectées
par tous les processus de sélection.
Contrats de caucus et de consultation
- Explorer les opportunités de consultations
durant les étapes initiales de planifications
politiques; explorer les opportunités
pour le RCEN de coordonner l'engagement des groupes
environnementaux;
- Lorsque le RCEN reçoit une demande de
consultation avec les groupes environnementaux:
informer l'organisme faisant cette demande des
politiques et des processus de consultation
du RCEN; consulter avec les caucus et les groupes
environnementaux pertinents qui sont déjà
engagés et au courant du dossier en question;
préparer les demandes de financement;
finaliser les contrats en collaboration avec
le/la Directeur/trice général et le Conseil national;
- Assurer la réalisation des consultations
et des contrats signés avec le RCEN, y
compris l'organisation de rencontres, l'approbation
de factures et de demandes de remboursement
des dépenses, la préparation de
rapports financiers et des activités,
organiser la sélection des délégué(e)s,
préparer la documentation pour les participant(e)s,
superviser le personnel pour effectuer ces tâches.
Autres
- Suivre les processus de mise
au point des politiques fédérales
relatives à l'environnement et identifier
les opportunités ou les responsabilités
d'engagement des ONGE;
- Fournir de l'information au rédacteur
du Bulletin du RCEN et pour les autres publications
et rapports du RCEN;
- Travailler avec le/la Coordonnateur/trice
des finances pour approuver les dépenses
et préparer des rapports financiers relatifs
aux contrats des caucus et aux consultations;
de plus, préparer des projections relatives
aux mouvements de fonds;
- Représenter le RCEN, selon le besoin,
sur les comités reliés aux processus
des caucus et des consultations;
- Coordonner des projets additionnels qui ont
besoin de facilitation de la part du RCEN, tel
qu'entendu mutuellement avec le/la Directeur/trice général;
- Se préparer, participer et donner suite
aux rencontres du Conseil national, selon le besoin.
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