Note : Les renseignements de cette page ne sont qu'un exemple des étapes et des procédures propres à notre processus de sélection de personnes déléguées. Prière de noter que, compte tenu des différentes exigences requises, il se peut que l'une ou plusieurs de nos étapes de sélection ne soient pas nécessaires.

Le processus pour la sélection de délégués

1. Environnement Canada (EC) communique avec le RCE avec une demande pour délégués, par voie électronique et dans les deux langues officielles. pour une consultation ou un atelier en particulier, et ce de 6 à 8 semaines avant la tenue de l'évènement.
2. Le RCE prépare un appel de délégués, en français et en anglais, qui comprend les détails de la consultation, et qu'il distribue aux réseaux régionaux, aux caucus appropriés, au E-Bulletin hebdomadaire et l'affiche sur son site Web.
3. EC et le RCE négocient pour assurer une représentation égale des parties intéressées, un maintien des capacités incluant traduction et interprétation simultanée et l'appui financier permettant la participation des organisations non gouvernementales en environnement (ONGE). La négociation détermine si un exposé de position ou tout autre document ou renseignement sont nécessaires.
4. Une ébauche de contrat est préparée, présentée, révisée, signée et ensuite distribuée.
5. Le RCE forme un groupe de sélection de délégués qui comprend au moins deux membres du Comité directeur des caucus en plus d'un coordonnateur national des caucus (CNC) qui agira à titre de secrétaire. Des critères de sélection sont alors établis.
6. Le CNC compile et confirme les inscriptions qui sont reçues.
7. Le CNC évalue les candidatures, détermine le statut de membres et vérifie les critères de sélection.
8. La liste des candidats est distribuée au groupe de sélection. Une conférence téléphonique s'organise.
9. Le groupe de sélection discute des candidatures et choisit la délégation selon les critères préétablis.
10. On informe tous les candidats de la décision qui a été prise par le groupe.
11. Le RCE envoie à EC la liste des délégués. On entame d'autres négociations, s'il y a lieu.
12. On informe tous les membres du RCE des résultats de la sélection par le biais d'envois postaux, du E-Bulletin hebdomadaire du RCE et sur le site Web du RCE.
13. Le RCE envoie aux délégués sélectionnés tous renseignements supplémentaires concernant les détails et le contexte de la consultation d'EC, et ce bien avant la tenue de la consultation.
14. Le RCE organise une rencontre des délégués pour échanger l'information pertinente et les expertises concernant la consultation (en personne ou par conférence téléphonique).
15. EC s'occupe d'organiser les voyages et l'hébergement de chaque délégué.
16. Les délégués participent à l'atelier et produisent un rapport. Le RCE planifie un compte rendu suite à la consultation.
17. Le RCE supervise la préparation du rapport, et le soumet pour traduction. Le rapport est ensuite distribué aux membres du RCE pour approbation.
18. Le rapport qui découle de la consultation est affiché, en français et en anglais, sur le site Web.
19. Le RCE ramasse, concilie et vérifie les reçus originaux et les formulaires de demande de remboursement de frais de voyage des délégués, et les envoie à EC pour obtenir un remboursement.
20. Enfin, le RCE prépare et envoie à EC une facture pour les dépenses engagées par le RCE accompagné du rapport qui a été approuvé.