RCEN – Politique concernant les voyages

CONFIANCE – Donner aux personnes voyageant au nom du RCEN et à ses cadres davantage de liberté et de latitude pour agir de manière juste et équitable.

FLEXIBILITÉ – Créer un environnement où les décisions de la direction répondent au mieux aux besoins et intérêts des voyageurs et voyageuses du RCEN de même qu’aux exigences du service dans la détermination des préparatifs de voyage.

RESPECT – Créer un environnement réceptif et coopératif ainsi que des procédures qui respectent les besoins des personnes voyageant au nom du RCEN.

VALORISER LES GENS – Reconnaître de manière professionnelle les personnes voyageant au nom du RCEN tout en leur apportant un soutien ainsi qu’à leurs familles et en pourvoyant à leur santé et leur sécurité durant leur voyage.

TRANSPARENCE – Garantir l’application cohérente, juste et équitable de la présente politique et de ses pratiques.

Autorité et responsabilité

Les personnes voyageant au nom du RCEN doivent vérifier avant de faire des préparatifs de voyage que le voyage qu’elles prévoient est admissible à un remboursement. Une fois le voyage terminé, elles doivent présenter une demande d’indemnité de déplacement (dans un maximum de 90 jours) ainsi que les documents à l’appui afin d’obtenir le remboursement de leurs frais y compris tous les reçus originaux et cartes d’embarquement.

Dans les cas où il ne sera pas possible à un délégué ou une déléguée du RCEN de payer pour les services, les repas, l’hébergement ou le voyage puis d’attendre d’être remboursé, celui-ci examinera les situations au cas par cas afin de décider d’une autre solution appropriée.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du caucus national ou le personnel responsable est chargé d’examiner la conformité des frais de déplacement avec la présente politique et de donner l’autorisation de paiement qui convient. Il est requis du personnel responsable d’examiner les dépenses et, dans les cas il y a lieu de croire que celles-ci pourraient être inappropriées ou extravagantes, de refuser le remboursement. La directrice générale ou le comité des finances peut également examiner les remboursements et remettre les dépenses en question en tout temps. Seule la directrice générale, avec le conseil du coordonnateur ou de la coordonnatrice des finances, peut décider de la manière d’apporter une autre solution. Dans le cas où une telle décision ne satisferait pas la personne, cette dernière peut exposer le cas au comité des finances qui prendra une décision finale concernant la plainte.

Annulations et remboursements

Les dispositions concernant tous les frais d’annulation et le remboursement associés au voyage approuvé relèvent de la responsabilité de la personne qui voyage. Tous les frais d’annulation doivent être facturés au projet, contrat ou voyageur ou voyageuse désigné.

Facturation directe

Dans le cas d’un voyage en relation avec des consultations contractuelles, il est particulièrement déconseillé de faire facturer l’hébergement directement au RCEN. Il conviendra donc que les voyageurs ou voyageuses du RCEN règlent leur note d’hôtel et présentent leurs reçus dans le cadre de la demande de remboursement de leurs frais de déplacement. Avec la facturation directe, les probabilités sont plus élevées de dissocier les frais liés à un voyageur individuel et la documentation concernant ces frais apportant la preuve de l’objet d’un voyage. Cela est particulièrement important lorsque l’on justifie les dépenses concernant des projets commandités – dans lesquels le règlement fédéral déconseille fortement la facturation directe. Il importe également, à des fins de vérification, de faire la preuve que le voyageur ou la voyageuse recevant un remboursement ne le reçoit que pour des dépenses encourues durant un voyage ou, dans le cas de la facturation directe, qu’il ou elle n’a en fait PAS été remboursé.

La facturation directe pour l’hébergement d’une personne peut être appropriée durant des événements internes et doit être en toutes circonstances en conformité avec la politique du RCEN concernant les voyages. La demande de remboursement des dépenses doit alors comporter une note d’hôtel détaillée et être accompagnée d’un formulaire d’exception signé de la directrice ou des coordonnateurs/coordonnatrices responsables de l’événement.

Les personnes ne recevront pas de remboursements avant la réalisation du voyage.

Droits d’inscription et de participation à une conférence

Il conviendra que les droits d’Inscription à une réunion ou une conférence à laquelle la participation a été approuvée soient facturés directement à un compte, par le biais du système financier du RCEN. Les droits d’inscription payés directement par une personne ne lui seront pas remboursés jusqu’à ce que la conférence soit terminée et qu’une preuve de participation soit présentée avec tous les autres reçus originaux.

Visas et passeports

Les frais de visas, de passeports et de vaccination sont admissibles lorsqu’ils sont une condition particulière et nécessaire à la réalisation d’un travail attribué au nom du RCEN et figurant au contrat auquel se rapporte ces frais. Le voyageur doit obtenir l’approbation préalable du coordonnateur ou de la coordonnatrice du caucus pour être remboursé de cette dépense.

Tarifs aériens

Tous les voyages aériens approuvés par le RCEN doivent être au prix le plus raisonnable et le plus économique. Il conviendra que tous les voyageurs ou voyageuses optent pour le tarif aérien le plus économique, y compris les tarifs non remboursables et avec pénalité; le voyage aérien au tarif le plus économique devra l’emporter. Le RCEN ne remboursera pas au montant régulier équivalent un billet d’avion qui aura été réservé avec des points de récompense d’un transporteur aérien.

Il conviendra que les voyageurs ou voyageuses réservent bien à l’avance (au moins 21 jours) de manière à s’assurer des tarifs les plus bas. De plus, ils sont encouragés à choisir des vols spéciaux ou promotionnels, lesquels peuvent exiger une réservation très en avance. Toute réservation après le délai de 21 jours devra être approuvée par les coordonnateurs ou coordonnatrices du caucus et des finances pour être remboursée en totalité. Aucun voyage en première classe ne sera remboursé.

Autre mode de voyage

Le RCEN remboursera le coût d’un autre mode de voyage lorsqu’il n’excèdera pas celui du voyage aérien le plus économique.

Les personnes déléguées peuvent se servir de leur véhicule personnel à des fins professionnelles lorsque son utilisation est moins coûteuse qu’une location de voiture, une course en taxi ou un autre moyen de transport public.

Durant un voyage à bord d’un véhicule personnel, les frais de repas, de stationnement, de kilométrage, de péage, de taxi et de traversier peuvent être remboursés. De tels frais n’excéderont pas au total le coût d’un billet d’avion ou d’un moyen de transport public, sur la base du tarif régulier le moins cher offert par un transporteur commercial classique.

Séjours prolongés par une fin de semaine

En raison des importantes économies de coûts associées aux réservations des compagnies aériennes incluant une nuitée le samedi, les personnes voyageant au nom du RCEN sont autorisées à prolonger leurs voyages professionnels le samedi lorsqu’une telle décision est rentable. Dans le but de surveiller cette procédure, elles doivent recevoir l’autorisation préalable de la personne appropriée et inclure un calcul des économies nettes avec toute demande de remboursement. Ce calcul devra tenir compte de la différence de tarifs et cumuler les dépenses remboursables supplémentaires résultant des journées de séjour additionnelles.